7 Consejos para conseguir reuniones de trabajo efectivas
Las reuniones de trabajo para son una herramienta fundamental en las empresas para coordinar a los equipos de trabajo. Tenemos 7 consejos prácticos para conseguir reuniones de trabajo efectivas.
El problema es que muchas reuniones no son todo lo productivas que pueden ser ser y en ocasiones se cambian en toda una pérdida de tiempo y dinero.
Queremos compartir 7 consejos fáciles de aplicar para conseguir reuniones de trabajo efectivas.
Pero antes de comenzar con esto, vamos a ver varias cifras de un estudio de Atlassian que participan en las reuniones son un gran problema en todo el mundo.
- El gasto en reuniones improductivas en Estados Unidos asciende a 37 billones de dólares
- El 50% de las reuniones son consideradas como una pérdida de tiempo por sus asistentes.
- El costo medio en salario de una reunión en Estados Unidos es de 338 dólares.
- El 90% de los asistentes admite despistarse en diferentes momentos de la reunión.
- El 73% de los asistentes confirma que realiza otras tareas durante la reunión que no están relacionadas con la misma.
7 trucos para conseguir reuniones de trabajo efectivas
Reúnete solo cuando sea estrictamente necesario
Antes de proponer una reunión en tu equipo deberías preguntarte si es realmente necesario. Un diario se producirá cientos de reuniones en las empresas que podrían ser evitadas con un par de correos electrónicos o mediante una breve conversación en una herramienta de comunicación y coordinación para equipos.
Con una reunión innecesaria no solo estás perdiendo tu tiempo y el de tus compañeros sino que también estás provocando interrupciones en el trabajo y pérdidas de concentración. En muchas ocasiones una reunión puede suponernos romper con nuestro momento del día más productivo.
Limitar el número de asistentes a la reunión
En las reuniones de trabajo, más participantes no significa mejores resultados.
Pero… ¿cuál es el número ideal de participantes? Aunque no hay un número concreto, la mayoría de expertos concuerda en que debería ser menor de diez. Jeff Bezos, fundador y CEO de Amazon, creó la llamada »regla de las dos pizzas» que consiste en no hacer reuniones a un equipo mayor que el que dos pizzas podría alimentar. Así es como Amazon consigue hacer reuniones de trabajo efectivas.
Establecer un objetivo y una agenda
Seguro que ha acudido a más de una reunión para la que no tenías muy claro el objetivo. Este es un problema habitual en muchas empresas, no se establecen objetivos ni agendas en las reuniones y esto provoca que las personas acudan poco preparadas y se debaten mucho tiempo en introducciones y puestas al día.
Para que una reunión funcione de forma correcta y no se pierda el tiempo en informes de situación, conviene establecer un objetivo que marque el propósito de la reunión y una agenda que establezca los puntos que serán tratados. Igualmente importante es definir una hora de inicio y una hora final para evitar la reunión se alargue y propiciar las conversaciones vayan más al grano.
Incentiva la participación de todos los asistentes
Google descubrió con su Proyecto Aristóteles que los equipos más efectivos eran aquellos en los que la participación de sus miembros estaba más repartida. Los equipos son más efectivos cuando todas las personas pueden identificar sus ideas y opiniones de forma equivalente.
Debemos incentivar que todo el mundo participe y evitar las reuniones en los que un solo participante o un par de ellos monopolizan la conversación.
Penaliza los retrasos
Cuando una persona llega tarde a una reunión, no solo está malgastando su tiempo sino que también está malgastando el de sus compañeros. Imagina que a una reunión de 6 personas llega una persona 15 minutos tarde. Esto es igual a una hora y media de trabajo del equipo perdida.
Penalizar los retrasos no justificados es una buena táctica para evitar este problema. No tiene porque ser una penalización muy dura; por ejemplo podría ser la persona que llega tarde a la reunión, tengamos que llevar a cabo un desayuno al día siguiente para el resto de compañeros.
Establece responsables individuales
Es habitual que en las reuniones se propongan ideas, surjan tareas y se tomen decisiones. El problema es que repetidamente muchas de ellas caen en saco roto, es decir, no se llevan a la práctica porque nadie se hace responsable de ellas en ese momento.
Definir un moderador
La figura del moderador en una reunión será la responsable de hacer que los tiempos y la agenda se cumplan, de encauzar las conversaciones en la dirección adecuada y de propiciar que todo el mundo pueda participar.
Este moderador no tiene porque ser la persona de más rango. De hecho, muchas empresas determinan un moderador diferente para cada reunión de modo que su figura sea más la guía de la autoridad.
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